Kila shirika lazima lifuatilie shughuli zote za biashara. Kama sheria, harakati zozote zinaundwa na nyaraka zinazounga mkono, ambazo ni uhasibu. Ni kwa msingi wa nyaraka kama hizo uhasibu unategemea. Nyaraka za uhasibu ni nini kwa ujumla na kwa nini inahitajika?
Nyaraka zote za uhasibu zimeundwa kwenye fomu zilizounganishwa, ambayo ni, kwenye fomu ambazo zimewekwa na sheria. Katika tukio ambalo fomu hiyo haijatolewa na mamlaka ya juu, nyaraka hizo zimetengenezwa kwa aina yoyote. Nyaraka za uhasibu lazima lazima ziwe na jina, tarehe ya mkusanyiko, maelezo ya shirika, yaliyomo kwenye operesheni, majina ya nafasi za wafanyikazi na saini zao.
Kiini cha nyaraka za uhasibu ni kuonyesha shughuli zote za biashara zinazofanywa na shirika, na pia kurahisisha ushuru na uhasibu. Habari zote zilizomo kwenye hati za uhasibu lazima ziwe za kuaminika na kueleweka. Kwa mfano, ikiwa utaunda taarifa ya uhasibu, basi yaliyomo kwenye operesheni haipaswi kuandikwa kwa siri, kiini chake kinapaswa kuelezewa wazi na wazi.
Hati hizo zinapaswa kutengenezwa na meneja au mtu ambaye ameidhinishwa na agizo la mkurugenzi. Nyaraka za uhasibu zimeandikwa siku ambayo operesheni ilikamilishwa au baada ya kukamilika. Kwa mfano, mwanzoni mwa mwezi, mafuta hutumiwa, na hii hufanyika wakati wa kila siku kwa siku thelathini. Mhasibu anaweza kuhesabu matumizi ya mafuta na vilainishi siku ya kwanza ya mwezi ujao na kuandaa taarifa ya uhasibu.
Mabadiliko yoyote kwa nyaraka hayaruhusiwi. Katika tukio ambalo utaona kosa, lazima utoe agizo la marekebisho. Kisha andika hati nyingine, ambayo katika siku zijazo lazima iongezwe na ile ya awali.
Nyaraka za uhasibu zinaweza kutolewa kwa karatasi na kwa fomu ya elektroniki. Lakini ikiwa unatumia njia ya mwisho, basi, ikiwa ni lazima, lazima uchapishe nakala, kwani inahitajika kuwasilisha kwa mamlaka ya serikali, kwa mfano, kwa ofisi ya ushuru.
