Kabla ya utayarishaji wa taarifa za kifedha za kila mwaka, kazi nyingi za maandalizi hufanywa. Mwisho wa kipindi cha kuripoti, akaunti zote za kiutendaji zimefungwa, usahihi wa viingilio kwenye akaunti bandia na uchanganuzi hukaguliwa, hesabu ya mali na deni hufanywa, na kuagiza majarida na leja kuu imefungwa.
Maagizo
Hatua ya 1
Kitabu cha jumla hufunguliwa kila mwaka. Kila mstari wa kitabu unafanana na mwezi maalum, kila akaunti ina kuenea kwake. Zawadi ya mkopo huhamishiwa kwa leja ya jumla kila mwezi, ikivunjwa na akaunti ambazo zitatozwa. Kwa kuongeza, inarekodi jumla ya malipo yaliyopatikana. Baada ya pesa zote kuingizwa, huangalia ikiwa mapato ya malipo na mkopo ni sawa. Ikiwa usawa umekiukwa, unapaswa kutafuta kosa katika uhamishaji wa data kutoka kwa majarida ya kumbukumbu au rekodi ndani yao.
Hatua ya 2
Baada ya kuangalia data, mizani ya malipo na mkopo huonyeshwa kwa akaunti zote. Walakini, kumbuka kuwa akaunti zinazotumika zina usawa wa malipo. Imehesabiwa kama jumla ya salio la malipo ya ufunguzi na mauzo ya malipo, basi mauzo ya mkopo hutolewa kutoka kwayo. Akaunti za kupita zina usawa wa mkopo. Inapatikana kama ifuatavyo: salio kwenye mkopo mwanzoni mwa mwezi pamoja na mapato ya mkopo ukiondoa mapato ya malipo.
Hatua ya 3
Mbali na usawa wa mauzo, wakati wa kujaza kitabu cha jumla, usawa wa akaunti lazima uzingatiwe, i.e. salio la jumla la akaunti zote za malipo lazima zilingane na jumla ya salio la mkopo la akaunti. Ikiwa usawa huu unazingatiwa, salio zilizopo za mkopo na malipo huhamishiwa kwenye mizania.
Hatua ya 4
Habari kutoka kwa majarida ya agizo huhamishiwa kwa leja ya jumla kuanzia mapato ya mkopo, i.e. kwanza, jumla ya mauzo kwenye mkopo wa agizo la jarida imeandikwa kwenye safu "Mauzo kwa mkopo". Kiasi hiki kimeandikwa kando na kama kuna rekodi za kiwango cha kibinafsi katika utozaji wa akaunti zinazolingana na mkopo wa akaunti iliyoonyeshwa kwenye jarida la agizo, hukatwa polepole. Utaratibu huu wa kujaza hufanya iwezekane kufuatilia usahihi wa maingizo kwenye akaunti kwenye leja ya jumla, kwa kuwa kiasi kilichoonyeshwa kwenye mkopo wa akaunti moja lazima lazima iwe sawa na kiwango katika utozaji wa akaunti zinazolingana.
