Kazi ya ofisi - fanya kazi na nyaraka na msaada wa nyaraka kwa usimamizi katika shirika hili, linalodhibitiwa na GOST R 51141-98 "Kazi ya ofisi na biashara ya kumbukumbu. Masharti na Ufafanuzi ". Shirika la kazi ya ofisi ni shirika la usajili, uhifadhi na utumiaji wa hati zinazoingia, zinazotoka na za ndani katika shughuli za sasa za biashara.
Maagizo
Hatua ya 1
Wakati wa kuandaa kazi ya ofisi, amua ikiwa biashara yako, shirika, mgawanyiko wa kijiografia au matawi, zingatia ukweli huu na utoe utaratibu wa mwingiliano na mgawanyiko huu. Mfumo wa kazi ya ofisi ndani yao unapaswa kufanana na ofisi kuu ili kuepusha shida wakati wa usajili na makaratasi.
Hatua ya 2
Fikiria ni aina ipi ya kazi ya ofisi utakayotumia: iliyoko katikati, iliyochanganywa au iliyowekwa madarakani. Chaguo lao limedhamiriwa na muundo wa biashara (ikiwa ina sehemu ndogo za kijiografia) na vifaa vya kiufundi vya huduma ya usimamizi wa ofisi. Ikiwa huduma hii ni ndogo kwa idadi na haikutolewa kiufundi, basi sehemu ya kazi zake huhamishiwa kwa sehemu ndogo. Katika kesi hii, kazi mchanganyiko ya ofisi hufanyika. Ikiwezekana kwamba huduma hii ina vifaa vya wafanyikazi wote, vifaa na programu, basi aina hii ya utunzaji wa kumbukumbu itawekwa katikati.
Hatua ya 3
Katika kila kitengo cha kimuundo, chagua kitengo maalum cha wafanyikazi ambacho kitafanya kazi ya ofisi. Ikiwa hii haiwezekani, basi chagua mfanyakazi mwingine ambaye atachanganya utendaji wa majukumu yake kuu ya kazi na kazi ya karani.
Hatua ya 4
Tambua idadi na majina ya kesi, ambayo itajumuisha hati zote zinazoingia, zinazotoka na za ndani. Ikiwa hizi ni hati kutoka kwa shirika la juu (mzazi), basi zinawasilishwa kwa kichwa kuzingatiwa; nyaraka za mashirika ya chini zinapaswa kuwasilishwa kwa kuzingatia naibu mkuu anayehusika na kazi nao. Ipasavyo, rufaa za raia zinaelekezwa kwa naibu ambaye amepewa jukumu la kufanya kazi na idadi ya watu.
Hatua ya 5
Baada ya kugundua mduara wa waandishi, tengeneza kiainishaji ambacho unaweza kuamua mara moja hati hii ni ya mwandishi gani. Kwa mfano, kwa wakala za serikali, toa nambari 01, kwa barua kutoka kwa shirika bora - nambari 02, kwa wauzaji - nambari 03, kwa wateja - nambari 04, n.k. Hii itasaidia kurahisisha mtiririko wa nyaraka ndani ya shirika.
Hatua ya 6
Tambua kwa njia gani mzunguko wa hati utafanyika - kwenye jarida au kadi. Fomu zote mbili zinatekelezwa katika programu maalum za usimamizi wa hati za elektroniki. Ikiwa bado hauwezi kununua programu kama hiyo, tumia majarida ya usajili wa hati za elektroniki, zinaweza kutengenezwa katika Excel.
