Barua za biashara zinahitaji kupendeza, haswa linapokuja swala la muuzaji, kwa sababu sababu ya kukata rufaa inaweza kuwa kutotimiza majukumu sio kwa upande wake tu, bali pia kwa shirika lako.
Maagizo
Hatua ya 1
Ikiwa hii ni mara yako ya kwanza kuwasiliana na muuzaji kwa nia ya kuagiza bidhaa kutoka kwake, tumia fomu ya shirika ya madai ya usafirishaji. Ikiwa taarifa hii haijawekwa kwa elektroniki kwenye wavuti ya shirika, andika barua kwa mtindo wa bure.
Hatua ya 2
Katika kesi ya kuagiza aina kadhaa za bidhaa kwa idadi tofauti, weka agizo kwa njia ya meza inayoonyesha jina, nakala, rangi ya bidhaa, ikiwa ni lazima. Andika majukumu ya kulipia bidhaa zilizoagizwa, mpe muuzaji maelezo ya shirika lako, kulingana na data hizi, muuzaji atatengeneza mkataba. Mwisho wa barua, onyesha matumaini yako kwa ushirikiano zaidi wa faida.
Hatua ya 3
Ikiwa barua yako kwa muuzaji inahusu utimilifu wake usiofaa wa majukumu yake ya kandarasi, kuchelewa kupeleka bidhaa au bidhaa za ubora usiofaa, daraja au aina, tumia misemo "Tunakujulisha na barua hii …", "Tunakujulisha… ". Eleza wazi sababu kwanini huwezi kukubali bidhaa iliyosafirishwa. Rejea mkataba au maombi ya mkataba, ambayo yanaonyesha ni vitengo vingapi na ni aina gani ya bidhaa ambazo muuzaji anapaswa kukutumia. Katika kesi hii, itakuwa rahisi kwa muuzaji kusahihisha makosa yake.
Hatua ya 4
Ikiwa barua yako inahusu kutoweza kulipia bidhaa kwa muda uliowekwa na mkataba, mjulishe muuzaji wa hii kwa upole zaidi, lakini wakati huo huo, fomu rasmi. Tumia misemo "Tunaomba radhi kwa kuchelewesha malipo …", "Kwa sababu ya hali ya sasa, hatuwezi kulipa bili kabla …".
Hatua ya 5
Mwambie mwenzako haswa wakati unakusudia kulipa deni kwake, na kwamba jukumu hili litahakikishwa kutimizwa na shirika lako. Mwisho wa barua, onyesha matumaini yako kuwa kipindi hiki hakitaathiri ushirikiano wako wa muda mrefu.
