Nyaraka za biashara lazima ziwekwe sawa. Ili iwe rahisi kupata mkataba muhimu wa usambazaji wa bidhaa kati ya karatasi zingine za biashara, inafaa kuunda rafu tofauti au folda kwao. Lakini sio tu. Mikataba yenyewe pia inahitaji kuboreshwa.
Maagizo
Hatua ya 1
Kukusanya mikataba yote unayotaka kusafisha na kuitathmini. Zingatia ni mara ngapi zinahitimishwa na ni wenzi gani. Hii itakusaidia kuchagua jinsi ya kuainisha hati.
Hatua ya 2
Ikiwa kuna washirika wengi, njia ya kuagiza mikataba na tarehe ya kumalizia inafaa zaidi. Katika tukio ambalo, kwa muda mrefu, mikataba imehitimishwa na kampuni hizo hizo, zinaweza kugawanywa katika kikundi tofauti (folda) na wenzao. Na katika hali nyingine, inatosha tu kupanga mikataba kwa mpangilio wa alfabeti na majina ya kampuni za washirika.
Hatua ya 3
Njia yoyote unayochagua, kumbuka kuwa folda kubwa hazifai kutumia. Pitia mikataba na uondoe zile ambazo zimekwisha muda kutoka kwa jumla. Unda folda tofauti kwao. Mikataba kama hiyo mara nyingi hufikiwa tu mara kwa mara; hazihitajiki katika kazi ya kila siku.
Hatua ya 4
Wakati wa kupanga mikataba kwa mpangilio, zingatia kanuni za jumla za kudumisha na kuhifadhi kumbukumbu. Katika folda hizo ambazo hutumiwa mara nyingi, mikataba iliyomalizika hivi karibuni iko juu. Chini ni hati zilizo na tarehe ya awali ya uumbaji. Wakati wa kuweka kwenye kumbukumbu, badala yake, wa kwanza anapaswa kuwa juu, na mkataba uliomalizika hivi karibuni unapaswa kuwa chini.
Hatua ya 5
Tumia alama, vitambulisho, alamisho, na vifaa vingine ili kutenganisha kategoria moja kutoka kwa nyingine. Hakikisha kwamba wapiga kura vile wanaonekana wazi kwenye folda. Hii itasaidia sana utaftaji wa nyaraka zinazohitajika.
Hatua ya 6
Baada ya mikataba yote ya usambazaji wa bidhaa kuwekwa kwenye folda kwa njia inayofaa, hakikisha kuandaa daftari la hati. Weka kwenye kifuniko au uweke kwenye folda juu ya mikataba yote. Acha mistari tupu kwenye Usajili. Wakati wa kuwekeza mkataba mpya, ingiza habari juu yake kwenye rejista.
