Hali ya uhifadhi wa mikataba iliyohitimishwa na biashara haidhibitwi na viwango na tasnia za tasnia, kwa hivyo swali mara nyingi huibuka la jinsi ya kuzuia upotezaji wao na kuandaa uhifadhi na uhasibu sahihi. Suluhisho la busara zaidi kwa suala hili itakuwa kutolewa kwa kitendo cha ushirika cha biashara fulani, ambayo itaainisha utaratibu wa utayarishaji, hitimisho na uhifadhi wa nyaraka hizi.
Maagizo
Hatua ya 1
Ikiwa kampuni yako inafanya kazi sana na mashirika ya mtu wa tatu na idadi ya mikataba iliyohitimishwa ni muhimu, basi ni busara kukabidhi uhifadhi wao kwa ofisi au idara ya ofisi. Hii ni rahisi sana, kwani ni ofisini nyaraka zote zilizosainiwa na mkuu na kutumwa na makandarasi zimesajiliwa. Baada ya usajili wa mkataba uliotekelezwa, wafanyikazi wa ofisi hiyo lazima watengeneze idadi inayotakiwa ya nakala na kuzisambaza kwa wasimamizi wenye jukumu, na kuweka asili ya nyaraka hizo mahali maalum.
Hatua ya 2
Ikiwa kampuni yako ni ndogo na huna idara ya uandishi, na vile vile karani anayewajibika, basi mikataba muhimu lakini isiyotumiwa sana, kwa mfano, kwa kukodisha au ununuzi wa mali isiyohamishika, ni busara kuweka katika idara ya sheria pamoja hati za kisheria na za kampuni. Idara ya uhasibu, ambayo hufanya mahesabu juu yao, inapaswa kutoa nakala za mikataba hii. Mahali hapo, katika idara ya uhasibu, duka na mikataba ya usambazaji, huduma na utendaji wa kazi kama moja ya aina ya nyaraka za msingi za uhasibu, zinazohitaji udhibiti wa makazi, masharti ya malipo au malipo ya mara kwa mara ya muda (bili za matumizi, mawasiliano).
Hatua ya 3
Kwa hali yoyote, mikataba yote lazima iwe na yao wenyewe, usajili wa ndani, na kila mmoja wao apewe nambari ambayo itaingizwa kwenye rejista ya mkataba wa elektroniki. Logi hii inaweza kufanywa katika lahajedwali za Excel. Kwa kuongezea jarida la elektroniki, inahitajika kuweka rejista inayotokana na karatasi ya kutolewa kwa mikataba hii, ambayo itafakari ni lini na kwa nani wa wasimamizi wenye dhamana asili ya makubaliano ilikabidhiwa. Jarida hili lazima liwe na uwanja wa saini ya msimamizi anayehusika, ikithibitisha ukweli wa kupokelewa na kutolewa kwa mkataba wa utunzaji salama.
Hatua ya 4
Eleza utaratibu wa kufanya kazi na mikataba katika Kanuni juu ya utaratibu wa kuandaa, kumaliza na kuhifadhi mikataba na kuidhinisha na mkuu wa biashara.
