Hati yoyote kulingana na upokeaji wa pesa inahitaji fomu sahihi ijazwe. Ikiwa shirika limempa mfanyakazi fedha kwa mahitaji yoyote, basi ni muhimu kuripoti kwao kwa kujaza ripoti ya mapema.
Nani Anapaswa Kukamilisha Taarifa ya Mapema
Mkurugenzi hawezi kutoa pesa kwa shirika kwa mfanyakazi yeyote vile vile. Hapo awali, orodha ya wafanyikazi ambao wanastahiki kupokea pesa za mapema na ripoti inayofuata inapaswa kuamua. Kwa hili ni muhimu kuteka na kutoa agizo maalum.
Ikiwa msaidizi anahitaji fedha za kufanya biashara yoyote, basi lazima ampatie mkurugenzi taarifa ya fomu ya bure. Ni muhimu kuonyesha kiwango kinachohitajika na kusudi ambalo pesa imeombwa. Ikiwa mkurugenzi anakubaliana na taarifa hiyo, basi yeye mwenyewe anasaini taarifa hiyo na anaonyesha ni kiasi gani anaruhusu kuchukua fedha na kwa muda gani.
Ni muhimu kusema kuwa pesa zinaweza kutolewa tu kwa mfanyakazi ambaye tayari ameripoti kikamilifu kwa pesa zote zilizopokelewa hapo awali.
Wakati mwingine mfanyakazi anaweza kuhitaji nguvu ya wakili, ambayo inapaswa kutolewa kwa niaba ya shirika kulingana na mfano uliowekwa Nambari M-2 au No. M-2a. Fomu hizi ziliidhinishwa nyuma mnamo 1997 na amri ya Huduma ya Takwimu ya Jimbo la Shirikisho la Shirikisho la Urusi.
Kwa pesa iliyotumiwa, ambayo ilitolewa katika idara ya uhasibu ya shirika, mfanyakazi lazima aripoti. Kuna tarehe ya mwisho ambayo unahitaji kujaza na kuwasilisha ripoti ya gharama. Ni siku 3 kutoka mwisho wa kipindi maalum na mkuu wa shirika kwenye fomu ya maombi.
Ikiwa pesa zilitolewa kwa mfanyakazi kwa mahitaji ya kusafiri, basi lazima awahesabu katika siku 3 zifuatazo za kazi baada ya kurudi kutoka safari ya biashara.
Jinsi gharama imethibitishwa kwa ripoti ya gharama
Ikiwa mfanyakazi amebakiza pesa, basi hataweza kumrudishia mtunza pesa vile vile. Kwanza, unahitaji kukusanya nyaraka zote ambazo zinathibitisha kuwa pesa zilitumika haswa kwa mahitaji ambayo walipewa. Hizi zinaweza kuwa risiti za pesa taslimu na mauzo, tikiti za kusafiri, risiti, vitendo na aina zingine za ripoti kali.
Baada ya kupokea kila hati kama hiyo, ni muhimu kuangalia ikiwa tarehe, kiasi na maelezo yamesomeka.
Mfanyakazi atahitaji kuwasilisha nyaraka zote kwa idara ya uhasibu.
Ni nini hufanyika ikiwa ripoti ya gharama imejazwa vibaya
Ikiwa mfanyakazi amekamilisha vibaya au hakutoa ripoti ya mapema ndani ya siku 3, basi mamlaka ya usimamizi itazingatia pesa zilizopokelewa kama mapato, ambayo itakuwa muhimu kuhesabu malipo ya bima na ushuru wa mapato ya kibinafsi. Ikiwa baadaye mfanyakazi bado anatoa nyaraka zote muhimu na ripoti, basi mhasibu atahitaji kufanya hesabu tena.
Mfanyakazi aliyeidhinishwa wa shirika anaweza kuzuia kiasi hicho, ripoti ambayo haikuwasilishwa, kutoka kwa mshahara wa mfanyakazi.
Kanuni za kimsingi za kuandaa ripoti ya mapema
Sheria zifuatazo ni kiini cha utoaji wa ripoti ya gharama:
- Ripoti ya mapema lazima iungwe mkono na nyaraka zinazothibitisha kiwango kilichotumiwa.
- Nyaraka lazima ziwasilishwe kabla ya siku 3 za kazi baada ya kumalizika kwa safari ya biashara, muda uliowekwa na meneja, au kutoka wakati wa kwenda kufanya kazi baada ya ugonjwa au likizo.
- Ripoti imeundwa kwa fomu maalum No. AO-1. Inaruhusiwa pia kutumia fomu ya ripoti ya mapema, ambayo inakubaliwa na mkuu wa shirika.
- Ni meneja tu ndiye anayepaswa kuwa na jukumu la kuidhinisha ripoti ya gharama.
- Ripoti ya mapema imejazwa na mfanyakazi aliyetumia pesa. Pia, habari zingine lazima ziingizwe na mhasibu.
Takwimu zifuatazo zinapaswa kuonyeshwa katika ripoti ya mapema:
- Habari kuhusu kampuni iliyotoa pesa kwa mfanyakazi.
- Takwimu kuhusu mfanyakazi aliyepokea pesa kutoka kwa shirika.
- Kusudi ambalo unahitaji kutoa pesa kwa mfanyakazi wa kampuni.
- Kiasi.
- Takwimu juu ya matumizi yote na uthibitisho.
- Usawa wa fedha, ikiwa ipo.
Mwishowe, saini huwekwa na mfanyakazi na wafanyikazi wa idara ya uhasibu, ambao walitoa pesa na kupokea salio.
Hakuna haja ya kuweka mihuri yoyote juu ya taarifa ya mapema. Hii ni kwa sababu hati ni ya ndani. Na haiendi zaidi ya shirika. Kwa kuongezea, tangu 2016, vyombo vyote vya kisheria, na sio wafanyabiashara peke yao, wana haki ya kutokubali nyaraka zao na mihuri na mihuri yao.
Ripoti imejazwa nakala moja. Ni sehemu ya nyaraka za msingi na haupaswi kufanya makosa katika muundo wake. Ikiwa kwa sababu fulani haikuwezekana kuzuia blots au kujaza vibaya, basi ni bora kuchukua fomu mpya na kuijaza kwa njia mpya.
Jinsi ya kujaza ripoti ya gharama
Inaonekana kwamba hati muhimu kwa mzunguko wa ndani inapaswa kuwa ngumu sana kujaza. Lakini hii kimsingi ni makosa. Baada ya kuijaza kwa mara ya kwanza, haipaswi kuwa na shida baadaye ikiwa unahitaji kuijaza tena.
Takwimu lazima ziingizwe na mfanyakazi kwa utaratibu ufuatao:
- Kutumia data ya usajili wa shirika, nambari ya OKPO na jina kamili la biashara imeingizwa.
- Katika nguzo karibu na uandishi "Ripoti ya mapema" ni muhimu kuweka nambari ya hati na tarehe ya utayarishaji wake.
- Kwa upande wa kulia, ni muhimu kuondoka kidogo bure, nafasi tupu. Itahitajika kwa kumbukumbu za mkuu wa shirika: kiasi kwa maneno, tarehe ya idhini ya ripoti na saini.
- Hapo chini, laini nzima ina habari juu ya mfanyakazi aliyepokea pesa za mapema. Inahitajika kuashiria ni katika kitengo gani cha kimuundo anachofanya kazi, jina lake la mwisho, jina la kwanza, jina la kibinafsi na msimamo. Idadi ya mfanyakazi pia imeonyeshwa na kwanini mapema inahitajika.
Hii inahitimisha sehemu ya kwanza ya ripoti ya gharama. Kwa kuongezea, fomu hiyo ina meza mbili. Mmoja wao pia amejazwa na mfanyakazi aliyepokea pesa. Lazima uweke jumla ya malipo ya mapema na sarafu ambayo ilitolewa. Kiasi cha salio au matumizi mabaya yanapaswa kuonyeshwa hapa chini.
Jedwali la pili limekamilika katika idara ya uhasibu na mtaalam aliyeidhinishwa. Lazima iwe na data kwenye akaunti za uhasibu, akaunti ndogo na fedha zinazopitia. Nambari ya manunuzi na kiwango halisi lazima zionyeshwe.
Chini ya meza, ni muhimu kuonyesha ni nyaraka ngapi zimeambatanishwa na ripoti na ni ngapi hati hizi zina.
Baada ya nguzo zote kujazwa, nyaraka lazima zichunguzwe na mhasibu mkuu. Kulingana na matokeo, lazima aonyeshe kiwango cha kuripoti katika laini maalum ya hii.
Chini ya mhasibu na mhasibu mkuu lazima asainiwe na nakala yao. Kwa kuongezea, mfanyakazi wa idara ya uhasibu anapaswa kuonyeshwa kiwango cha salio au hesabu na idadi ya agizo la pesa, kupitia ambayo kiasi hiki kilipita. Mfadhili ambaye alipokea salio au alitoa kiasi sawa na matumizi mabaya ya pesa lazima pia asaini taarifa ya mapema.
Sehemu inayofuata ya ripoti ya kifedha inaweza kujadiliwa. Lazima iwe na habari yote muhimu juu ya nyaraka, ambazo zinathibitisha ukweli kwamba fedha zilitumika kwa mahitaji yaliyoombwa. Katika sehemu hii, lazima uweke data ifuatayo:
- Maelezo ya kila shirika lililotoa waraka huo.
- Tarehe ya kutolewa.
- Jina.
- Kiasi halisi cha pesa kilichotumiwa.
- Idadi ya hesabu ambayo kiasi kilichoonyeshwa kwenye hati hiyo kilichapishwa.
Mfanyakazi lazima asaini sahihi yake chini ya meza kwa laini maalum. Kwa hivyo, atathibitisha usahihi wa habari maalum.
Sehemu ya mwisho ya ripoti ya gharama ni sehemu iliyokatwa. Ina risiti kutoka kwa mhasibu, ambayo hujaza baada ya kupokea hati kutoka kwa mfanyakazi anayehakikisha pesa iliyotumika. Kwenye sehemu ya kutoa machozi, ni muhimu kuashiria:
- Habari kuhusu mfanyakazi (jina kamili).
- Ripoti nambari na tarehe ya kutolewa.
- Kiasi kwa maneno ambayo ilitolewa kwa mfanyakazi.
- Idadi ya nyaraka za kuripoti zinazothibitisha gharama.
Baada ya hapo, afisa wa uhasibu anaweka tarehe na saini. Sehemu inayoweza kutengwa lazima ikabidhiwe kwa mfanyakazi kama uthibitisho wa data iliyopokelewa.
