Malalamiko ni barua ya biashara iliyo na malalamiko ya mnunuzi dhidi ya muuzaji au kontrakta. Hati hiyo imeundwa kwa sababu ya ukiukaji wa masharti ya mkataba wa usambazaji wa bidhaa, mikataba, na utoaji wa huduma. Malalamiko yanamlazimu mwenzake kuchukua hatua za kuondoa kasoro, kasoro, au kulipa fidia ya uharibifu uliosababishwa.
Kwa nini unahitaji malalamiko
Kuandaa malalamiko huruhusu mnunuzi kutangaza kuwa masharti ya mkataba yalifanywa vibaya, ambayo ni kwamba, kulikuwa na ukiukaji wa haki za mlaji. Baada ya kupokea hati hii, muuzaji (au mkandarasi) lazima achukue hatua za kuondoa upungufu uliotambuliwa au kulipa fidia ya uharibifu. Ikiwa malalamiko yalipuuzwa au mnunuzi hakuridhika na marekebisho ya ukiukaji, inaweza kuwasilishwa kortini.
Kushughulikia malalamiko ni sehemu muhimu ya shughuli za shirika. Haupaswi kuchukua risiti kama barua kama kosa la kibinafsi. Malalamiko husaidia kufanya kazi ya kujenga kuboresha biashara, kuboresha ubora wa bidhaa (kazi, huduma).
Aina za madai
Malalamiko yanaweza kuwa ya aina anuwai. Kundi la kwanza linajumuisha malalamiko juu ya huduma na wauzaji. Kwa mfano, mfanyakazi wa kampuni anaweza kupata shida kutoa habari kuhusu mali na faida ya bidhaa.
Kikundi cha pili ni pamoja na malalamiko juu ya kampuni, kwa mfano, kutoridhika na huduma ya baada ya kuuza, matangazo, ufungaji, n.k Kikundi cha tatu cha malalamiko ni malalamiko juu ya bidhaa iliyonunuliwa na ubora wake.
Kesi hiyo inaweza kuchukua muda mwingi, haswa ikiwa mjasiriamali hawezi kusuluhisha mzozo mara moja. Katika kesi hii, kesi hiyo huenda kwa korti, basi kampuni inaweza kulazimika kupata gharama kubwa.
Yaliyomo ya malalamiko
Malalamiko yametolewa kwa maandishi na inaweza kuwa na madai ya vigezo vifuatavyo:
- ubora wa bidhaa (kazi, huduma);
- wingi, uzito wa vitu vya hesabu;
- masafa;
- gharama;
- Wakati uliokadiriwa wa kujifungua;
- ufungaji, uwekaji wa bidhaa;
- ukiukaji wa masharti ya malipo, nk.
Kesi za kufungua malalamiko na njia za kanuni zao lazima ziainishwe katika maandishi ya makubaliano kati ya wahusika (kifungu "Dhima ya vyama" au "Madai").
Jinsi ya kufungua malalamiko
Jinsi ya kufanya kazi na malalamiko imeainishwa katika GOST R ISO 10002-2007, hata hivyo, hakuna mahitaji maalum, fomu moja ya hati. Walakini, kwa kuwa dai ni aina ya barua ya kibiashara, inasindika kulingana na sheria fulani.
- Malalamiko lazima yaandikwe kwenye barua ya kampuni, ambayo ina jina, posta, anwani ya barua pepe, simu.
- Tarehe na nambari ya usajili ya waraka lazima ionyeshwe.
- Madai hayo yameelekezwa kwa muuzaji (mkandarasi), ikionyesha jina kamili la shirika na anwani yake;
- Kichwa cha hati lazima kiwe na kiunga cha mkataba. Kwa mfano: "Kuhusu madai chini ya makubaliano ya usambazaji ya tarehe _ Hapana. _."
Maandishi ya malalamiko lazima yawe na vitu vifuatavyo:
- Msingi wa kuandaa malalamiko (kumbukumbu ya mkataba, n.k.).
- Somo (kiini) cha dai, i.e. ni aina gani ya ukiukaji ulifunuliwa. Kwa mfano: "Tunakudai kuhusu ukiukaji wa wakati wa kujifungua wa pete za saruji zilizoimarishwa KS-1, 0 kwa kiasi cha pcs 20., Iliyowekwa na mkataba wa tarehe _ No. _."
- Ushahidi (viungo kwa nyaraka zinazothibitisha ukiukaji wa majukumu). Kwa mfano: "Mkataba wa tarehe _ No. _ unataja wakati ufuatao wa kujifungua _, hata hivyo, kwa sasa, pete za saruji zilizoimarishwa KS-1, 0 kwa kiasi cha pcs 20. bado haijasafirishwa.
- Adhabu. Kwa mfano: "Kwa sababu ya ukweli kwamba tarehe za kujifungua kwa pete za saruji zilizoimarishwa KS-1, 0 zilikiukwa, kulingana na kifungu cha 13.3 cha mkataba, adhabu ya 0.01% itatumika kwa kila siku ya kuchelewa. Kufikia _, jumla ya punguzo ilikuwa rubles _.
Barua ya madai lazima iambatane na nyaraka zinazothibitisha uhalali wake. Zote zinapaswa kuorodheshwa kwenye kiambatisho. Inaweza kuwa:
- kitendo cha kutokubaliana kwa bidhaa kwa suala la ubora, wingi;
- hati za usafirishaji;
- hesabu ya adhabu, nk.
Malalamiko lazima yafanywe kwa fomu sahihi, ukali hauruhusiwi. Uadilifu utasaidia kuanzisha mtazamaji kwa mazungumzo ya kujenga. Walakini, kulingana na hali hiyo, barua hiyo inaweza kuwa na onyo kuhusu kwenda kortini ikiwa muuzaji hatasahihisha ukiukaji.
Madai lazima yasainiwe na mkuu wa shirika au mtu mwingine aliyeidhinishwa. Muhuri ni wa hiari. Hati hiyo imeundwa kwa nakala 2: ya kwanza lazima ipelekwe kwa muuzaji (msimamizi). Ya pili inabaki na shirika linalokusanya.
Kwenye nakala ya kwanza, inahitajika kupata saini ya mwakilishi wa shirika ambalo dai limetumwa. Pamoja na saini, tarehe ya kupokea hati lazima pia ibandishwe. Vinginevyo, unaweza kutuma malalamiko kwa barua iliyosajiliwa na risiti ya kurudi, ambayo itakuwa uthibitisho kwamba nyongeza amepokea hati.
Jinsi ya kushughulikia malalamiko
Ni bora kupeana kazi na malalamiko kwa wafanyikazi wa huduma bora, ambao wataangalia ukweli wa ukiukaji, kuhesabu idadi ya uharibifu, na kuamua chaguzi zinazowezekana za kuchukua hatua. Wakati mwingine madai hufanywa na wadanganyifu ambao huharibu bidhaa hizo wenyewe ili kupokea pesa za uharibifu.
Ikiwa malalamiko yana habari ya kusudi, inapaswa kuchukuliwa kama ukosoaji mzuri. Hii itasaidia kuboresha kazi ya biashara na kuboresha ubora wa bidhaa (kazi, huduma). Unapopokea idadi kubwa ya madai ya bidhaa fulani, unapaswa kufikiria juu ya ubora wake au uache kuizalisha kabisa. Katika kesi hii, kampuni itaepuka kupokea malalamiko mapya.
Je! Ni wakati gani wa kushughulikia malalamiko?
Mahitaji maalum ya tarehe za mwisho za kufungua na kuzingatia malalamiko hayajawekwa na sheria. Walakini, uwasilishaji na uzingatiaji wa madai hufanywa kwa mujibu wa sheria ya udhibiti ambayo inasimamia shughuli katika tasnia fulani. Masharti kuhusu uwasilishaji na uzingatiaji wa madai ya hali ya madai yanaweza kuamua katika makubaliano ya usambazaji (mkataba wa kazi, huduma).
Walakini, sheria hiyo inaweka tarehe maalum ya kuzingatia malalamiko katika kesi zifuatazo:
- huduma za usafirishaji wa mizigo - siku 30. (Kifungu cha 797 cha Kanuni ya Kiraia ya Shirikisho la Urusi);
- huduma za mawasiliano - neno hilo linategemea aina ya huduma (Art. 55 No. 126-ФЗ "Kwenye Mawasiliano" ya tarehe 07.07.2003) na ni kati ya miezi 1 hadi 6.
- kubadilishana na kurudi kwa bidhaa hufanywa ndani ya siku 14 ("Sheria ya Ulinzi wa Haki za Watumiaji" ya tarehe 07.02.1992, No. 2300-I).
Kulingana na Sheria maalum 2300-I, masharti yatategemea mahitaji:
- uingizwaji wa bidhaa - siku 7;
- kukomesha mkataba na kurudi kwa fedha - siku 10;
- kuondoa upungufu - siku 45
Ikiwa tarehe ya mwisho imekosekana au ikiwa mteja anakataa kutimiza madai yake, mnunuzi anaweza kwenda kortini.
Jinsi ya kujibu malalamiko kwa maandishi
Ni muhimu kujibu mteja kwa barua ya kupokea malalamiko. Ikiwa menejimenti inazingatia malalamiko kwa muda mrefu sana, unahitaji kuandika jibu la mpito kwa mwandikiwa. Katika barua hiyo, fahamisha kuwa malalamiko yalipokelewa na kukubalika kuzingatiwa ndani ya muda na vile vile. Kwa mfano: "Madai kuhusu kutotimiza tarehe za utoaji wa pete za saruji zilizoimarishwa KS-1, 0 imepokelewa na itazingatiwa. Jibu litapewa ndani ya siku _ kuanzia tarehe ilipopokelewa."
Ikiwa menejimenti inakubaliana na malalamiko, jibu lake linachorwa kama barua rahisi ya idhini ya biashara. Inapaswa kuonyesha jinsi malalamiko yatatatuliwa. Vinginevyo, barua ya kukataa hutolewa.
Mazungumzo na mteja
Ikiwa mteja alikuja kwa mkuu wa kampuni kuelezea kibinafsi malalamiko, katika mchakato wa mazungumzo ni muhimu kutatua shida ya kumaliza mzozo. Ni muhimu kuwasiliana kwa usahihi na mteja. Kuwa mtulivu na mwenye adabu unapojadili. Huwezi kutoa udhuru na kuelezea sababu ya shida. Mnunuzi havutii kabisa hii.
Ili mzozo utatuliwe, kawaida ni ya kutosha kurudisha pesa iliyotumiwa kwa mteja au kubadilisha bidhaa. Mnunuzi anaweza kudai fidia ya maadili, uharibifu na kukabiliwa na kesi. Katika kesi hii, unahitaji kujaribu kumtuliza mteja: kuomba radhi kwa usumbufu na upe bonasi (kwa mfano, punguzo) kama fidia.
Inashauriwa kutaja faida za kampuni katika mazungumzo, unaweza kuonyesha sampuli za bidhaa mpya. Walakini, kuwa mwangalifu usitoe habari za kibiashara kwa mteja. Ikiwa kazi kama hiyo imepewa mfanyakazi asiye na uzoefu, kwanza mueleze ni habari gani juu ya kampuni hiyo haipaswi kutolewa kwa watu wasioidhinishwa. Mazungumzo yaliyofanywa kwa mafanikio na mteja yataepuka kuibuka tena kwa korti.
