Maandalizi na uwasilishaji wa kesi kwenye kumbukumbu ni sehemu muhimu ya mtiririko wa kazi. Usajili wao huanza katika shirika kutoka wakati nyaraka zimewasilishwa, na huisha na kuhamishiwa kwenye jalada mwishoni mwa mwaka wa kalenda au vipindi vya kuhifadhi. Katika visa vingine, faili huhifadhiwa kwa muda mrefu zaidi ya mwaka mmoja. Hii ni pamoja na, kwa mfano, nyaraka zinazohusiana na rekodi za wafanyikazi.
Maagizo
Hatua ya 1
Ili utaratibu wa kufungua kesi kwenye jalada hauchukua muda mwingi, unapaswa kufuata sheria za usajili wao wakati wa utaftaji wa kazi wa sasa. Wakati wa kuhamisha kesi kwenye jalada kwa uhifadhi wa kudumu au wa muda mfupi, unahitaji kushona nyaraka, karatasi za nambari, andika uandishi wa mwisho, ikiwa imetolewa na maagizo ya kufanya kazi, na pia anda hesabu ya ndani.
Hatua ya 2
Wakati huo huo, jina la shirika au biashara, faharisi kulingana na nomenclature ya kesi, tarehe ya kufunguliwa na kufungwa kwa kesi hiyo, pamoja na kipindi cha kuhifadhia imeonyeshwa kwenye ukurasa wa kichwa wa faili iliyokabidhiwa. juu ya kumbukumbu.
Hatua ya 3
Nyaraka za kuhifadhiwa zimewekwa kwenye folda tofauti ya jalada gumu. Ikiwa hati hiyo ina thamani fulani, kama sheria, haijashonwa, lakini weka faili au bahasha na ushikamane na kesi hiyo. Mwisho wa kesi iliyoshonwa na iliyohesabiwa, karatasi ya uthibitisho imewekwa, na mwanzoni - hesabu ya ndani. Katika kesi hiyo, unene wa kesi haipaswi kuzidi 40 mm, na idadi ya karatasi haipaswi kuzidi 250.
Hatua ya 4
Kwa kesi ambazo zimehifadhiwa kwenye kumbukumbu kabisa, na pia kwa muda mfupi, lakini sio chini ya miaka 10, hesabu imetengenezwa kwa kuhamisha kesi kwenye jalada. Wakati huo huo, hesabu tofauti hutolewa kwa hati zinazohusiana na rekodi za wafanyikazi. Majina ya kesi yameingizwa ndani, ambayo kila mmoja hupewa nambari ya serial, na nambari ya nomenclature pia imeonyeshwa. Hesabu hufanywa kwa nakala ikiwa faili zinabaki kwenye kumbukumbu ya shirika. Ikiwa faili zitahamishiwa kwenye kumbukumbu za serikali, inapaswa kuwe na nakala nne.
Hatua ya 5
Kesi ambazo zinaweza kuhifadhiwa baada ya kukamilika kwa chini ya miaka 10 zinaweza kuhifadhiwa kwa hiari ya usimamizi wa shirika. Uhitaji wa kuwasilisha kesi utategemea mzigo wa kazi wa kumbukumbu, mzunguko wa ufikiaji wa hati za zamani, n.k.
