Nyaraka za benki zinahifadhiwa kwa aina katika folda tofauti na mara nyingi kwa mpangilio. Uchaguzi unafanywa na mfanyakazi anayehusika na uundaji wa nyaraka. Tume maalum inahusika na uharibifu wa nyaraka zilizokwisha muda wake.
Uhifadhi wa nyaraka za benki hufanywa na benki zenyewe na mashirika ambayo yanashikilia akaunti. Agizo la uhifadhi katika taasisi moja linaweza kutofautiana kidogo na agizo la kuhifadhi katika lingine.
Hati za benki zinahifadhiwa vipi katika mashirika
Nyaraka kutoka benki ambazo ziko katika shirika zinathibitisha mwenendo wa miamala ya fedha na zinaonyeshwa kwenye rekodi za uhasibu. Mahali pa kuhifadhi kwao ni idara ya uhasibu, ambao wafanyikazi wanaweza kugawanya karatasi zote kwa aina katika folda tofauti katika muktadha wa akaunti na benki. Ikiwa biashara ina akaunti kadhaa za sasa, basi folda tofauti imeundwa kwa kila moja, ikiwa akaunti ya sarafu, basi sarafu ya akaunti imeonyeshwa kwenye kifuniko na mgongo. Mpangilio wa nyakati hutumiwa kurekodi taarifa kwa kila akaunti. Kila taarifa ina binder iliyo na nyaraka za malipo na haki ya malipo kwa kila siku ya manunuzi.
Folda tofauti imeundwa kwa ankara zilizolipwa. Nyaraka za kudhibiti sarafu zimehifadhiwa kwenye folda tofauti, ambapo unaweza kupata habari yote juu ya kufanya kazi na akaunti za sarafu. Tunazungumza juu ya pasipoti za shughuli, vyeti vya uthibitisho wa kazi au huduma zilizofanywa, vyeti vya shughuli za ubadilishaji wa kigeni na zingine. Ikiwa ujazo wa nyaraka ni mdogo, kutakuwa na rejista za kutosha zinazoonyesha nambari ya hati, kiasi na tarehe.
Jinsi nyaraka zinahifadhiwa kwenye benki za biashara
Taasisi hizi zinahifadhi nyaraka zinazothibitisha shughuli za kifedha na kiuchumi za benki na hati za makazi na malipo ya wateja. Wajibu kwao uko kwa meneja na mhasibu mkuu. Nyaraka zote mbili za karatasi na elektroniki zinahifadhiwa. Karatasi huhifadhiwa katika kituo maalum cha kuhifadhi, kwa ufikiaji ambao unahitaji kupata kibali maalum. Kibali lazima kisainiwe na mhasibu mkuu au naibu wake.
Kuweka nyaraka za kumbukumbu hufanywa kila siku, kwa hii folda tofauti imewekwa, ambayo nyaraka pia zinahifadhiwa kwa mpangilio. Uchaguzi unafanywa na mfanyakazi ambaye anahusika na uundaji sahihi wa nyaraka za kifedha. Folda zingine zinajumuisha karatasi za fedha na karatasi zinazoonyesha habari juu ya amana za wateja. Nyaraka zilizo na habari juu ya shughuli na metali zenye thamani huwekwa kwenye folda tofauti.
Mahitaji ya kuweka aina fulani za hati katika folda tofauti ni kwa sababu ya ukweli kwamba kila karatasi ina maisha yake ya rafu. Hii inatumika pia kwa uhifadhi wa nyaraka katika fomu ya elektroniki. Kwa uharibifu wa nyaraka zilizo na muda wa kuhifadhi uliomalizika, tume maalum imekusanywa, ambayo washiriki hutazama kila karatasi, na kisha kujaza kitendo maalum, ambacho kinathibitisha kuwa hati zilizo na kipindi cha kuhifadhi kilichomalizika ziliharibiwa.
