Ufanisi mkubwa wa biashara mara nyingi hutokana na mfumo uliowekwa vizuri na mzuri wa ufuatiliaji wa matokeo yaliyopatikana. Ndio maana, wakati wa kutatua shida ya kutathmini utendaji wa wafanyikazi wao, kampuni zaidi na zaidi zinaanzisha katika mfumo wao wa usimamizi wa KPIs, ambao kwa jadi hutafsiriwa kama "Viashiria vya Utendaji Muhimu" - viashiria vya mafanikio ya matokeo yanayotarajiwa kutoka kwa mfanyakazi au mgawanyiko wa shirika.
Maagizo
Hatua ya 1
Ukuzaji wa KPIs husaidia kupanga malengo na majukumu yanayofanywa na kila idara na mfanyakazi, kuelewa jinsi kila kiungo inachangia matokeo yaliyopatikana, kwa maneno mengine, jinsi shirika linavyofanya kazi kwa ufanisi. Kwa hivyo, ukuzaji wa viashiria muhimu vya utendaji unapaswa kuanza na ufafanuzi wa malengo ya kimkakati, kwa kuzingatia ni malengo gani yamewekwa kwa kila mfanyakazi (idara).
Hatua ya 2
Wakati wa kukuza malengo ya kimkakati na ya kibinafsi, kumbuka vigezo muhimu vilivyopendekezwa kwanza na Peter Drucker katika Mazoezi ya Usimamizi (1954):
- maalum (maneno wazi, ukiondoa tafsiri isiyo na maana);
- upimaji (uwezo wa kupima matokeo kwa kutumia vigezo fulani, ikiwezekana upimaji);
- inayoweza kufikiwa (epuka kuweka malengo yasiyowezekana);
- mwelekeo wa matokeo (matokeo ni muhimu, sio mchakato);
- wakati mdogo (lengo linapatikana katika kipindi fulani cha wakati).
Hatua ya 3
Linganisha malengo yako na KPIs zako. Kila kiashiria kinapaswa kutekeleza lengo kuu la kimkakati, kuileta karibu na utekelezaji wake, au bora - kuwa sehemu ya lengo la ulimwengu. Wakati wa kuunda KPIs, weka vigezo rahisi, wazi na wazi. Viashiria haipaswi kuwa na utata.
Hatua ya 4
Fuatilia utendaji wa KPI. Thawabu waajiriwa kwa ufanisi wa utendaji. Kumbuka kwamba wafanyikazi lazima wajue wazi KPIs zao - vigezo ambavyo hupimwa. Ni katika kesi hii tu ambapo viashiria muhimu vitakuchochea kufanya kazi vizuri.
Hatua ya 5
Utekelezaji wa viashiria vya utendaji inaweza kuwa kikwazo kati ya usimamizi na wasaidizi. Hapa ni muhimu kufikisha uelewa kwamba wafanyikazi wote ambao shughuli zao zinalenga kufikia matokeo mazuri wananufaika na kuanzishwa kwa KPIs. Kwa upande mwingine, mfumo wa KPI utasaidia kutambua wafanyikazi wasio na tija pia.
