Usimamizi wa biashara yoyote inapaswa kuzingatia mambo mengi, ya nje na ya ndani, katika shughuli zake. Sio mipango yote inayotekelezwa kama ilivyokusudiwa. Wafanyikazi, wakitatua kazi walizopewa, wanaweza kufanya makosa bila kukusudia au kujiondoa kutoka kwa majukumu waliyopewa. Ndio sababu meneja lazima afanye kazi za kudhibiti kila siku.
Udhibiti ni nini?
Shughuli za shirika, iwe muundo wa biashara au taasisi ya serikali, zinafanyika kila wakati katika mazingira yanayobadilika. Moja ya kazi ya vifaa vya usimamizi ni kuzingatia mabadiliko kama haya na kufanya marekebisho kwa michakato ya uzalishaji. Wakati huo huo, meneja anahitaji kupanga vizuri wafanyikazi na kumhamasisha kufanya kazi za sasa na za baadaye.
Udhibiti wa kawaida na uliopangwa juu ya shughuli za walio chini ni jukumu muhimu la usimamizi. Kwa njia hii, unaweza kutambua mapungufu katika wakati wa wafanyikazi, gundua makosa na hesabu mbaya. Sio usumbufu wote katika utendaji wa biashara ni kwa sababu ya vitendo vibaya vya wafanyikazi. Wakati mwingine makosa hufanywa na mameneja wenyewe, kwa mfano, kupotosha maana ya maagizo yanayotoka juu.
Udhibiti kutoka kwa nafasi ya usimamizi ni mfumo wazi na uliofikiria vizuri wa hatua za kudhibitisha usahihi wa utekelezaji wa maagizo na maagizo ya usimamizi. Dhana hii pia ni pamoja na kufuatilia utendaji mkali wa wafanyikazi wa majukumu yao ya kiutendaji. Katika shirika ambalo sehemu kubwa ya kazi hufanywa na watu, na sio kwa mashine na utaratibu, udhibiti unahusiana moja kwa moja na dhana ya nguvu na udhibiti wa shughuli.
Dhibiti kama kazi ya usimamizi
Kazi ya mfumo wa kudhibiti ni kuanzisha viwango kadhaa ambavyo wafanyikazi lazima waongozwe katika shughuli zao. Ili udhibiti uwe mzuri, vigezo vinahitajika ambavyo meneja anaweza kutathmini utendaji wa kila mfanyakazi. Tofauti kati ya kiwango na utendaji uliofanikiwa inapaswa kuwa msingi wa kurekebisha michakato ya kazi.
Kazi za kudhibiti katika usimamizi zinaanza kutumika katika hatua ya kupanga shughuli za shirika. Wakati wa kuandaa mipango ya kazi kwa idara, mameneja wanapaswa kutoa hatua za uthibitishaji ndani yao, kuonyesha wakati wa utekelezaji wao na mtu anayehusika na utekelezaji. Hali iliyopangwa ya udhibiti inafanya uwezekano wa kufanya ukaguzi wa shughuli sio kutoka kwa kesi hadi kesi, lakini kwa njia ya kimfumo.
Lengo kuu la kudhibiti ni kufikia hali ya mambo ambayo usimamizi wa shirika unazingatia utendaji bora wa viashiria vya utendaji. Wakati wa kupanga shughuli za kudhibiti, meneja lazima azingatie sifa za kisaikolojia za wafanyikazi binafsi na timu kwa ujumla. Mfumo usiofaa wa ukaguzi unaweza kuathiri vibaya wafanyikazi, inaweza kusababisha kupungua kwa motisha na kuongezeka kwa mvutano.
